Bạn đang gặp phải tình trạng xuất hiện các trang trắng trong tài liệu Word 2016 của mình? Điều này không chỉ khiến tài liệu trở nên rối mắt mà còn gây khó khăn trong việc đọc và in ấn. Đừng lo vì bài viết này sẽ hướng dẫn bạn cách xóa trang trong Word 2016 chỉ với một vài thao tác cơ bản và cách xử lý lỗi định dạng một cách hiệu quả. Dù bạn là người mới hay đã quen dùng Word, những mẹo sau đây sẽ giúp bạn tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa tài liệu của mình.
Cách xóa trang trong Word 2016 bằng các thao tác cơ bản
Sử dụng phím Backspace hoặc Delete
Một trong những cách xóa trang trong Word Microsoft Office 2016 đơn giản và nhanh nhất chính là sử dụng phím Backspace hoặc Delete. Cách này thường hiệu quả nếu trang trắng xuất hiện do ký tự dư thừa hoặc lỗi định dạng nhỏ.
Cách xóa trang trong Word 2016 với phím Backspace hoặc Delete:
- Di chuyển con trỏ chuột đến cuối trang trước trang trắng mà bạn muốn xóa.
- Nhấn giữ phím Backspace hoặc Delete cho đến khi trang trắng biến mất hoàn toàn.
Lưu ý: Nếu trang trắng không biến mất sau khi bạn đã thực hiện đúng các bước trên thì có thể nó được tạo bởi tính năng ngắt trang của Word hoặc định dạng khác. Trong trường hợp đó, chúng ta sẽ giải quyết trong phần tiếp theo.
Kiểm tra và chỉnh sửa ngắt trang
Ngắt trang là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến cho tài liệu của bạn xuất hiện một trang trắng kỳ lạ. Đây là tính năng tự động xuống trang mới trong Word, nó được sử dụng để đánh dấu vị trí bắt đầu của một trang mới, nhưng đôi khi lại khiến tài liệu xuất hiện các trang trắng không cần thiết. Để kiểm tra và chỉnh sửa, bạn có thể thực hiện như sau:
Hiển thị ký tự định dạng:
- Trong tab “Trang chủ” (Home), tìm và nhấp vào biểu tượng “Hiển thị/Ẩn dấu” (Show/Hide). Biểu tượng này thường là một đoạn văn bản nhỏ với các ký hiệu đặc biệt.
- Khi nhấp vào biểu tượng này, các ký tự định dạng ẩn, bao gồm cả ngắt trang (thường được biểu thị bằng hai dấu gạch ngang), sẽ xuất hiện trên màn hình.
Hướng dẫn xóa ngắt trang:
- Xác định vị trí dòng có ghi “Page Break” hoặc dấu ngắt trang trên trang trắng.
- Đặt con trỏ chuột ngay trước ngắt trang.
- Nhấn phím Delete để xóa bỏ ngắt trang này.
Lưu ý:
- Hãy kiểm tra kỹ các ngắt trang trước khi xóa để tránh xóa nhầm nội dung quan trọng.
- Ngoài tính năng ngắt trang, bản Word 2016 còn có cả tính năng ngắt đoạn. Vì vậy, hãy chú ý phân biệt để tránh xóa nhầm. Ngắt đoạn thường được biểu thị bằng một dấu mũi tên nhỏ hướng xuống.
Xóa trang trắng do lỗi định dạng trong Word 2016
Những trang trắng xuất hiện trong tài liệu Word đôi khi không chỉ đơn thuần do ngắt trang mà còn có thể liên quan đến các vấn đề về định dạng. Dưới đây là hai trường hợp thường gặp và cách khắc phục cụ thể.
Kiểm tra định dạng đoạn văn
Lỗi định dạng đoạn văn là một trong những nguyên nhân phổ biến khiến trang trắng xuất hiện trong bản Word Office 2016. Nguyên nhân của vấn đề này là do các khoảng cách dòng, khoảng cách trước hoặc sau đoạn văn quá lớn có thể tạo ra những khoảng trống lớn, khiến Word hiểu đó là một trang mới.
Hướng dẫn kiểm tra định dạng:
- Bôi đen toàn bộ đoạn văn gần trang trắng để xác định lỗi định dạng.
- Nhấn tổ hợp phím Ctrl + D để mở hộp thoại định dạng chữ (Font).
- Kiểm tra các thuộc tính như kích thước font chữ, kiểu chữ hoặc khoảng cách dòng.
- Chỉnh sửa các thông số không hợp lý, đặc biệt là khoảng cách giữa các đoạn (Paragraph Spacing).
Cách khắc phục lỗi khoảng cách dòng:
- Trong tab Trang chủ (Home), tìm đến nhóm Đoạn văn (Paragraph).
- Tại đây, bạn có thể điều chỉnh các thông số về khoảng cách dòng như:
- Khoảng cách dòng: Giảm khoảng cách dòng xuống mức phù hợp.
- Khoảng cách trước: Giảm khoảng cách trước đoạn văn.
- Khoảng cách sau: Giảm khoảng cách sau đoạn văn.
Lưu ý: Đôi khi, Word có thể áp dụng một kiểu định dạng đặc biệt cho một số đoạn văn, gây ra lỗi này. Bạn có thể thử xóa bỏ kiểu định dạng đó và áp dụng một kiểu định dạng mới.
Xử lý trang trắng xuất hiện sau bảng
Một lỗi định dạng khác thường gặp là trang trắng xuất hiện sau bảng. Điều này xảy ra khi bảng chiếm toàn bộ không gian của trang, khiến Word tự động tạo thêm một đoạn trống ở phía dưới bảng. Dưới đây là hướng dẫn kiểm tra và cách xóa trang trong Word 2016 khi gặp lỗi trang trắng xuất hiện sau bảng.
Cách kiểm tra và xử lý:
- Đặt con trỏ chuột ngay phía dưới bảng.
- Nếu bạn nhìn thấy ký tự ẩn (¶) hoặc đoạn trống, hãy bấm Delete để xóa.
Nếu việc xóa không thành công, bạn có thể điều chỉnh kích thước bảng để giải phóng khoảng trống với các bước:
- Nhấp chuột phải vào bảng và chọn Table Properties.
- Trong tab Row, bỏ chọn mục Allow row to break across pages (Cho phép hàng tách qua trang).
Một cách xóa trang trong Word 2016 khác để xử lý lỗi này là thay đổi ngắt trang của đoạn sau bảng:
- Bôi đen đoạn trống phía dưới bảng.
- Nhấn Ctrl + Shift + P để mở hộp thoại Paragraph.
- Trong phần Line and Page Breaks, bỏ chọn Page Break Before nếu được đánh dấu.
Với những bước này, bạn có thể loại bỏ trang trắng mà không làm ảnh hưởng đến bảng hoặc cấu trúc tài liệu.
Để xóa các trang trắng trong Word 2016 thực tế không hề khó khăn như bạn nghĩ. Tuy nhiên, có khá nhiều nguyên nhân gây ra lỗi trang trắng, vì vậy việc áp dụng phương pháp phù hợp sẽ giúp bạn giải quyết vấn đề một cách nhanh chóng. Hy vọng bài viết trên đã giúp bạn nắm được cách xóa trang trong Word 2016 hiệu quả. Khám phá thêm các thủ thuật khác trên trang của chúng tôi nhé
